Обслуживание и содержание офиса
Чтобы поддерживать работоспособность офиса на уровне эффективности, необходимо не только найти удобное помещение в комфортном здании с высокой транспортной доступностью. Нужно подумать и том, как обеспечить непрерывность и комфорт работы. Ведь офис представляет собой целую экосистему, где от слаженности работы зависит её устойчивость и жизнеспособность.
Грамотная организация трудовых процессов — залог того, что сотрудники будут чувствовать себя в рабочей атмосфере и выполнять свои обязанности с максимальной отдачей, не отвлекаясь на задачи, которые соотносятся с бизнес-процессами по касательной. Это скажется на прибыльности компании в целом. Поэтому на обеспечение и обслуживание офиса рекомендуют либо выделить несколько сотрудников, которые будут заниматься только этими вопросами, либо отдать эту сферу на аутсорсинг. Есть и ещё одно эффективное решение — обеспечение жизнедеятельности офиса силами арендодателя.
Что входит в понятие «обеспечение офиса»?
Под этим термином обычно понимают обеспечение компании всем необходимым для бесперебойной и качественной работы. Сюда входит, например:
- закупка канцтоваров, бумаги и картриджей для принтера;
- закупка чая и кофе, сахара, сливок, печенья и других продуктов, которые предлагают сотрудникам и посетителям;
- оплата счетов за интернет;
- замена ламп по необходимости;
- закупка или заказ туалетной бумаги, мыла, салфеток, антисептика, пластиковой посуды, одноразовых медицинских масок для посетителей и т.п.;
- снабжение персонала бейджами и униформой при необходимости;
- заказ визиток;
- вызов аварийной бригады в случае, прорыва водопроводной трубы и т.п.
Это только примерный перечень обязанностей, которые выполняют различные хостес, офис-менеджеры, диспетчеры офиса и др. Поскольку список обширный и требует большой внимательности, в крупных компаниях предпочтительнее отдать эту работу на внешнее обслуживание.
В целом функции можно разделить на две большие группы:
- Техническое обслуживание.
- Организационное обслуживание.
В первом случае речь идёт об отслеживании состояния специальной, бытовой и офисной техники компании — закуп, проверка, работы в случае ремонта, том числе и по гарантии, и т.п. Также сюда можно отнести работу с коммунальными сетями.
Второе — больше об обеспечении комфорта для сотрудников и посетителей: те же самые «печеньки» и леденцы на ресепшне, отслеживание наличия визиток и бейджиков и т.п.
Обе группы объединяются в комплексное обслуживание офиса.
Что предлагает ГК «БОВИД»?
Поскольку «БОВИД» управляет офисами напрямую, наши сотрудники отслеживают и обеспечивают комфорт каждого арендатора.
«БОВИД» берёт на себя задачи, касающиеся:
- клининговых услуг,
- обслуживания инженерных систем всего здания и конкретного помещения,
- подрядных работ при необходимости,
- контроля и охраны, в том числе видеонаблюдения,
- кадастровых работ,
- услуг авторемонтной мастерской и автосервиса.
Для оптимизации эффективности коммуникации на сайте арендодателя разработан личный кабинет арендатора. С помощью этого сервиса можно направить запрос в любую службу, обеспечивающую содержание и эксплуатацию помещений. Это может быть ресепшн, администрация здания и т.п. Выполнение услуг по запросу можно также отследить в личном кабинете.