Обслуживание и содержание вашего офиса

23.07.2021

Чтобы поддерживать работоспособность офиса на уровне эффективности, необходимо не только найти удобное помещение в комфортном здании с высокой транспортной доступностью. Нужно подумать и том, как обеспечить непрерывность и комфорт работы. Ведь офис представляет собой целую экосистему, где от слаженности работы зависит её устойчивость и жизнеспособность.

Грамотная организация трудовых процессов — залог того, что сотрудники будут чувствовать себя в рабочей атмосфере и выполнять свои обязанности с максимальной отдачей, не отвлекаясь на задачи, которые соотносятся с бизнес-процессами по касательной. Это скажется на прибыльности компании в целом. Поэтому на обеспечение и обслуживание офиса рекомендуют либо выделить несколько сотрудников, которые будут заниматься только этими вопросами, либо отдать эту сферу на аутсорсинг. Есть и ещё одно эффективное решение — обеспечение жизнедеятельности офиса силами арендодателя.

Что входит в понятие «обеспечение офиса»?

Под этим термином обычно понимают обеспечение компании всем необходимым для бесперебойной и качественной работы. Сюда входит, например,

  • закупка канцтоваров, бумаги и картриджей для принтера,
  • закупка чая и кофе, сахара, сливок, печенья и других продуктов, которые предлагают сотрудникам и посетителям,
  • оплата счетов за интернет,
  • замена ламп по необходимости,
  • закупка или заказ туалетной бумаги, мыла, салфеток, антисептика, пластиковой посуды, одноразовых медицинских масок для посетителей и т.п.,
  • снабжение персонала бейджами и униформой при необходимости,
  • заказ визиток,
  • вызов аварийной бригады в случае, прорыва водопроводной трубы и т.п.

Это только примерный перечень обязанностей, которые выполняют различные хостес, офис-менеджеры, диспетчеры офиса и др. Поскольку список обширный и требует большой внимательности, в крупных компаниях предпочтительнее отдать эту работу на внешнее обслуживание.

В целом функции можно разделить на две большие группы:

  1. Техническое обслуживание.
  2. Организационное обслуживание.

В первом случае речь идёт об отслеживании состояния специальной, бытовой и офисной техники компании — закуп, проверка, работы в случае ремонта, том числе и по гарантии, и т.п. Также сюда можно отнести работу с коммунальными сетями.

Второе — больше об обеспечении комфорта для сотрудников и посетителей: те же самые «печеньки» и леденцы на ресепшне, отслеживание наличия визиток и бейджиков и т.п.

Обе группы объединяются в комплексное обслуживание офиса.

Что предлагает ГК «БОВИД»?

Поскольку «БОВИД» управляет офисами напрямую, наши сотрудники отслеживают и обеспечивают комфорт каждого арендатора.

«БОВИД» берёт на себя задачи, касающиеся:

  • клининговых услуг,
  • обслуживания инженерных систем всего здания и конкретного помещения,
  • подрядных работ при необходимости,
  • контроля и охраны, в том числе видеонаблюдения,
  • кадастровых работ,
  • услуг авторемонтной мастерской и автосервиса.

Для оптимизации эффективности коммуникации на сайте арендодателя разработан личный кабинет арендатора. С помощью этого сервиса можно направить запрос в любую службу, обеспечивающую содержание и эксплуатацию помещений. Это может быть ресепшн, администрация здания и т.п. Выполнение услуг по запросу можно также отследить в личном кабинете.